Was bringt ein papierloses Büro?

Zahlreiche Firmen auf der ganzen Welt setzen seit einigen Jahren auf papierlose Büros: Sitzungsunterlagen, Rechnungen und interne Dokumentationen sind nur noch online verfügbar und auf dem Computer-Bildschirm, dem Laptop oder Smartphone einsehbar.

Mit diesen Massnahmen soll Energie gespart und die Umwelt geschützt werden. Im Papier steckt sogenannte graue Energie. Dies ist die Energiemenge, die für die Herstellung, Verpackung und den Transport von Produkten eingesetzt wird. «Mit jedem Blatt, das nicht ausgedruckt oder verschrieben wird, wird diese graue Energie eingespart. Täglich auf zehn Seiten Papier zu verzichten, spart rund 60 Kilowattstunden pro Jahr ein. Das entspricht der Energie von etwa sechs Litern Heizöl. Die Energie für das Ausdrucken wird ebenfalls eingespart», erklärt Energieberater Jules Pikali, der während der letzten Energy Challenge jeweils als Dr. Energy Leserfragen beantwortete.

Neben der Energieersparnis können mit dem Verzicht auf Papier auch die Kosten für Drucker, Tinte und natürlich Papier gespart werden. Mit papierlosen Büros geht zudem ein höheres Mass an Flexibilität einher, da Mitarbeitende über ihren Computer von überall auf der Welt auf die gleichen Dokumente zugreifen und diese zeitgleich bearbeiten können. Ausserdem ist es ohne Papierstapel und lose Blätter einfacher, am Arbeitsplatz Ordnung zu halten, und bei einem Umzug müssen nicht kiloweise Ordner und Akten geschleppt werden.

Gegner der papierlosen Büros betonen immer wieder, dass der Energiebedarf von Papier im Vergleich zum Energieverbrauch von Internet und Computern vernachlässigbar sei. Gemäss einem Blogbeitrag der ETH Zürich «geht ein nicht unerheblicher Teil des Stromverbrauchs auf das Konto der digitalen Vernetzung» – obwohl Computer immer kleiner und energieeffizienter werden.

«Fast im gleichen Masse wie die Energieeffizienz zunahm, wuchs auch die Geschwindigkeit sprich die Anzahl Operationen pro Sekunde, sodass sich die beiden Effekte nahezu neutralisieren: Ein PC braucht heute pro Minute beinahe so viel Strom wie die ersten Homecomputer vor gut 30 Jahren, die tausendmal langsamer waren», heisst es im Blogbeitrag. Zudem stieg die Anzahl der weltweit verwendeten Computer rasant an, da die Preise sanken und das Einsatzgebiet von PCs immer grösser wurde. Dass anstelle von PCs jedoch immer öfter genügsamere Laptop oder Tablets für das Surfen im Internet genutzt werden, senkt den Energieverbrauch wiederum.

Für mehr Energieeffizienz im Büro gibt Jules Pikali folgende Tipps: «Es genügt nicht, nur sparsam mit Papier zu sein. An erster Stelle sollte der überlegte Umgang mit Computer, Bildschirm und Drucker stehen. Müssen diese rund um die Uhr im Dienst sein? Können nicht auch Router und WLAN nachts ausgeschaltet werden? Jeder Computer und jeder Laptop lassen sich so programmieren, dass sie nach kurzer Zeit in den Stromsparmodus übergehen. Mit einer Schaltleiste können die Geräte am Abend – aber auch über Mittag – ausgeschaltet werden. Die Geräte sind dann auch ganz ausgeschaltet und stehen nicht im Standby-Modus. Bei gemeinschaftlich genutzten Geräten setzt man eine Zeitschaltuhr ein.»