Logistik Bern kündigt Mitarbeiter, weil er Beschaffungsregeln verletzte

Eine externe Administrativuntersuchung der Direktion für Finanzen, Personal und Informatik ergab Verstösse von Logistik Bern gegen die Beschaffungsregeln beim Büromöbeleinkauf.

Wie der Gemeinderat der Stadt Bern mitteilt, wurden zwischen 2015 und 2024 zahlreiche Aufträge freihändig, ohne Wettbewerb und zu überhöhten Preisen vergeben, weshalb davon ausgegangen werden muss, dass bei der Stadt Bern ein grosser finanzieller Schaden entstanden ist. Der verantwortliche Mitarbeiter wurde sofort freigestellt.

Ein verwaltungsinterner Hinweis führte die Finanzkontrolle im Herbst 2024 zur Sonderprüfung der Büromobiliarbeschaffungen bei Logistik Bern, die langjährige und umfängliche Verstösse gegen Beschaffungsregeln erhärtete. Daraufhin wurde eine Administrativuntersuchung bei Rechtsanwalt Dr. Ueli Friederich beauftragt.

Der umfangreiche Bericht zeigt, dass Logistik Bern bei der Lieferantin mit Rahmenvertrag für Pulte und Tische überwiegend Büromobiliar beschaffte, das nicht Bestandteil des Rahmenvertrags war. Dies ohne Beachtung von beschaffungsrechtlichen Schwellenwerten für offene Verfahren und ohne Einholung von Konkurrenzofferten.

In den vier von zehn untersuchten Jahren wurden rund 1,6 Millionen Franken ohne Wettbewerb vergeben. Die Schadenshöhe für die Stadt Bern lässt sich rückwirkend nicht genau bestimmen, weil rückwirkend nicht festzustellen ist, zu welchen Preisen die Stadt mit Konkurrenzofferten hätte einkaufen können.

Ein städtischer Mitarbeiter sei für die Nichtbeachtung verantwortlich. Gemäss Untersuchung handelte er vorsätzlich und wider besseren Wissens. Die Motive des Mitarbeiters sind unklar, ausserdem stellte sich ein enges persönliches Verhältnis des Mitarbeiters zum Inhaber des Unternehmens, welches die Aufträge erhielt, heraus.

Hinweise auf strafrechtlich relevantes Verhalten wurden nicht festgestellt. Das schwere Fehlverhalten mit Missachtung der wirtschaftlichen Interessen der Stadt führte zur sofortigen Freistellung des Mitarbeiters. Ein weiterer Mitarbeiter handelte fahrlässig, da er die Unregelmässigkeiten hätte bemerken müssen.

Es wurden sofort Massnahmen ergriffen, um die Einhaltung der Beschaffungsregeln sicherzustellen. Die fehlerhafte Ausschreibung für einen neuen Rahmenvertrag wurde im Dezember 2024 gestoppt, weil sie auf einem unzutreffenden Mengengerüst beruhte. Eine externe Administrativuntersuchung folgte, deren Empfehlungen vollständig übernommen wurden. Priorität hat nun die Überarbeitung des Kontrollsystems und die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben.

Nebst dem finanziellen Schaden erlitt die Stadt auch Reputationsschaden, was sich daran zeige, dass Logistik Bern nebst Reklamationen von Unternehmen aus dem Büromobiliarmarkt auch ein Auskunftsbegehren der WEKO entgegennehmen musste.

Die WEKO erhielt einen Hinweis, dass bei städtischen Beschaffungen von Büromobiliar ein Unternehmen möglicherweise bevorzugt wurde, eventuell wegen persönlicher Verbindungen zu Stadtangestellten. Die Direktion Finanzen, Personal und Informatik habe der WEKO nun den Abschlussbericht vorgelegt.

Logistik Bern schloss 2015 nach einer Ausschreibung 2014 zwei Rahmenverträge für den Einkauf und die Lieferung von Büromobiliar ab: einen für Bürodrehstühle, den anderen für Büropulte und Tische. Ziel war die Vereinfachung der Beschaffungsprozesse und bessere Konditionen. Innerhalb der Verträge kann Standardbüromobiliar ohne weitere Ausschreibungen bezogen werden.

Die Verträge laufen acht Jahre mit einer Option auf zwei Jahre Verlängerung. Für nicht abgedecktes Mobiliar gelten weiterhin die beschaffungsrechtlichen Vorgaben, insbesondere Verfahren ab bestimmten 100'000 Franken sowie offene und selektive Verfahren ab 250'000 Franken. Alle Beschaffungen über 50'000 Franken werden in der städtischen Software «submiss» dokumentiert.